BCC sau yra labai naudingas dalykas stebint el. laiškus. Jei pageidaujate, kad gautuosiuose būtų atsiųstas el. laiškas (dažniausiai norėdami su jais sekti), pridėti savo el. pašto adresą kaip BCC yra tinkamas pasirinkimas. Tačiau žmonės dažnai to nepastebi siųsdami svarbų el. laišką, todėl pamiršta sekti. Tai gali lengvai sukelti problemų.
Laimei, yra būdas automatiškai nukopijuoti BCC, kai siunčiate el. laišką, o tai yra patikimas būdas užtikrinti, kad sektumėte kiekvieną el. laišką. Tačiau automatinio savarankiško BCC įgalinimas nėra labai paprastas. Tai apima taisyklės sukūrimą programoje „Outlook“.
Tvarkykite taisykles ir įspėjimus
Automatinis BCC ir CC yra didelis dalykas programoje „Outlook“. Nors norėdami tai pasiekti turėsite atsisiųsti naują naršyklės el. pašto paskyros priedą, Microsoft Outlook leidžia sukurti taisyklę. Taisyklių funkciją rasite po Tvarkykite taisykles ir įspėjimus meniu parinktis viršutinėje vidurinėje ekrano dalyje, esančiame Namai skirtuką, po Taisyklės piktogramą.
Spustelėkite Tvarkykite taisykles ir įspėjimus ir pamatysite naują langą, kuriame galėsite sukurti naują taisyklę. Spustelėkite Nauja taisyklė viršutiniame kairiajame šio lango kampe. Pamatysite 3 kategorijas: Būkite organizuoti, Sekite naujienas, ir Pradėkite nuo tuščios taisyklės. Pasirinkite Taikyti taisyklę mano siunčiamiems pranešimams pagal Pradėkite nuo tuščios taisyklės Kategorija.
Sąlygos
Taisyklių vedlio lange galite pasirinkti, kokie el. laiškai jums bus siunčiami kaip BCC. Pavyzdžiui, patikrinus su konkrečiais temos žodžiais parinktys, kuriate automatinę BCC taisyklę el. laiškams su tam tikrais jūsų minimais žodžiais.
Kadangi esate tas, kuris siunčia el. laišką, galite naudoti šią protingą parinktį, kad automatiškai rūšiuotumėte el. laiškus. Galite įtraukti žodį „Sekimas“ į konkrečių žodžių sąrašą ir tuo žodžiu pažymėti el. laiškus, kuriuos reikia tęsti.
Taip pat yra daug kitų įdomių sąlygų, kurias galite nustatyti savo el. Jei norite, kad visi siunčiami laiškai būtų saugomi gautuosiuose kaip BCC, tiesiog spustelėkite Kitas, nepažymėdami nė vieno iš sąraše esančių laukelių.
Išimtys
Išimtys čia iš esmės yra priešingos sąlygoms. Kaip tikriausiai atspėjote, čia jūs apibūdinate situacijas, kuriose esate nereikia norite įtraukti save kaip BCC. Galite sekti tuo pačiu pavyzdžiu iš aukščiau ir naudoti išskyrus atvejus, kai dalyke yra konkrečių žodžių galimybė pridėti išimtį. Šiame pavyzdyje galite naudoti komandą „nesekimas“, tačiau tai gali sukelti netvarką ir net klaidą, nes tolesni žodžiai jau yra jūsų sąlygų dalis.
Jums galbūt geriau sekasi su išskyrus tuos atvejus, kai siunčiami žmonėms ar viešai grupei arba išskyrus tuos atvejus, kai jie priskirti kuriai nors kategorijai išimtis.
Veiksmai
Čia „užprogramuojate“ veiksmus, kuriems taikoma ši taisyklė. Tai reiškia, kad čia jūs pasirenkate, kas nutiks el. laiškams, kuriems nustatėte sąlygas. Norite įsitikinti, kad jūsų atsiųstas el. laiškas patenka į jūsų pašto dėžutę, bet, deja, tiesioginio BCC komandų automatizavimo čia nėra. Tai nereiškia, kad negalite imituoti BCC.
Visų pirma, pasirinkite Nukopijuokite pranešimą žmonėms arba viešajai grupei taisyklių vedlio žingsnyje Veiksmai. Dabar spustelėkite žmonių ar viešosios grupės ir įveskite savo el. pašto adresą. Taip įsitikinsite, kad išsiųstas el. laiškas, atitinkantis nustatytas sąlygas, atsidurs jūsų pašto dėžutėje. Jei nenorite, kad jūsų el. pašto adresas būtų viešai rodomas jūsų siunčiamuose el. laiškuose, patikrinkite Perkelkite kopiją į nurodytą aplanko parinktį pirmame veiksme spustelėkite Nurodytas aplankas nuorodą ir pasirinkite gautuosius.
BCC jūsų gautuosiuose
Patikslinus savo paštą, kad jis atitiktų jūsų poreikius, gausite didžiulį pranašumą jūsų darbe. Tai užtikrins, kad jūsų gautieji būtų tiksliai surūšiuoti, o geras organizavimas yra būtinas atliekant bet kokį darbą. Žinoma, „Outlook“ taisyklių vedlys turi daugiau naudojimo atvejų nei tik automatinio BCC nustatymas. Tačiau labai svarbu kruopščiai planuoti dalykus ir užtikrinti, kad išimtys ir sąlygos nesutaptų ir kad jos apimtų reikiamus el. laiškų tipus.
Gerai sukurtos automatinės BCC taisyklės gali labai padėti rūšiuojant gautuosius. Tačiau jei tai padarysite prastai, galite užtvindyti gautuosius, sukurdami dar didesnę problemą nei ta, kurią ketinote išspręsti.
Ar „Outlook“ naudojate automatinį BCC? Kaip jį sukūrei? Kokias išimtis ir sąlygas naudojate ir kokias kitas taisykles sukūrėte?