Jei jums reikia sudaryti ko nors sąrašą, kyla pagunda pamatyti „Excel“ kaip numatytąją saugyklą: juk tai tik mažas elementų sąrašas jums ar keliems artimiems kolegoms.

Galbūt jums reikia kažko sudėtingesnio, pavyzdžiui, skaičiavimų formulių arba makrokomandų programavimo, kad būtų galima automatizuoti duomenų rinkimą ir apdorojimą.

Deja, viena didžiausių problemų yra ir tai, kad lengva pradėti dirbti su „Excel“ ar konkuruojančia skaičiuoklių programa. Tai, kas prasideda kaip nedidelis projektas programoje „Excel“, perauga į didžiulį dalyką, tada taip pat galite susidurti su greičio ir stabilumo problemomis ar net su kūrimo problema, kurios negalite išspręsti.

Be to, didelių duomenų valdymo užduotys dažnai kelia didelių iššūkių, tokių kaip organizavimas, įgyvendinimas, failų klasifikavimas, duomenų bazių valdymas, vartotojų bendradarbiavimas ir kt. Viskas, ko reikia norint sugadinti duomenų bazės struktūrą, yra pateikti duomenis netinkamoje srityje, nenuosekliai įvesti duomenis arba net turėti du žmones, dirbančius tame pačiame lape. Keletas dalykų gali suklysti, todėl gali užtrukti laikas ir prarasti duomenis.

Šiame straipsnyje paaiškinamos dažniausiai pasitaikančios problemos, kylančios naudojant „Excel“ skaičiuokles, kaip jas spręsti ir kada geriau imtis veiksmų ir pereiti prie duomenų bazės.

1 problema: „Excel“ kelių vartotojų redagavimas

Kai „Excel“ sistemos auga natūraliai, greitai susiduriate su problemomis, kai vienas vartotojas atidaro darbaknygę bet kuriuo konkrečiu metu, o antram asmeniui pranešama, kad ji jau atidaryta. Antrasis vartotojas gali atšaukti, palaukti arba peržiūrėti tik skaitomą versiją. „Excel“ pažadas pranešti jums, kai kitas asmuo išeina iš darbaknygės, yra azartas, nes ji ne taip dažnai tikrina būseną ir galbūt niekada jūsų neapšvies. Net jei taip, kažkas kitas gali prisijungti ir atidaryti failą prieš jus.

Norėdami išvengti „vieno vartotojo“ efektų, galite naudoti „Excel Online“ (supjaustyta žiniatinklio „Excel“ versija) arba įjungti Bendros darbo knygos funkcija. Štai trumpas vadovas, kaip bendrinti skaičiuoklę.

1. Atidarykite norimą skaičiuoklę ir spustelėkite Failas viršuje.
2. Tada kairėje pusėje esančiame meniu spustelėkite Dalintis norėdami atidaryti naują langą.
3. Dabar įveskite vartotojo, su kuriuo norite bendrinti skaičiuoklę, informaciją.

Taip pat galite suskirstyti duomenis į kelias darbaknyges, kad skirtingi žmonės dirbtų su skirtingomis darbaknygėmis, nelipdami vienas kito ant kojų pirštų.

2 problema: „Excel“ bendrinamos darbaknygės

„Excel Online“ pagal numatytuosius nustatymus leidžia naudoti kelis redaktorius, tačiau jai trūksta daug funkcijų. Paslauga nėra daug pretendentų į ką nors, išskyrus paprasčiausias užduotis. Nors atrodo, kad bendrinamų darbaknygių funkcija turėtų atlikti savo darbą, joje yra daug apribojimų. Pavyzdžiui, negalite sukurti lentelės arba ištrinti langelių bloko, jei darbaknygė bendrinama.

Kai „Excel“ sistemos auga natūraliai, susiduriate su problema, kad darbaknygę vienu metu gali atidaryti tik vienas vartotojas.

Yra būdų, kaip išspręsti kai kuriuos internetinius „Excel“ apribojimus. Kitiems reikia pakeisti darbaknygės struktūrą, o ne naudoti jau nustatytą darbaknygę, tačiau šis scenarijus dažnai trukdo. Dėl to neįmanoma naudoti bendrinamos darbaknygės taip pat, kaip naudojate įprastą, vienam vartotojui skirtą darbaknygę.

Bendrinamų darbaknygių pakeitimai sinchronizuojami tarp vartotojų kiekvieną kartą, kai darbaknygė išsaugoma. Šis veiksmas įtraukiamas į suplanuotą tvarkaraštį, pavyzdžiui, verčiamas išsaugoti kas penkias minutes. Tačiau reguliaraus taupymo ir kiekvieno vartotojo pakeitimų stebėjimo išlaidos yra gana didelės. Darbaknygės gali greitai padidėti ir apkrauti tinklą, sulėtindamos kitas sistemas.

3 problema: „Excel“ susietos darbaknygės

Duomenų padalijimas į kelias darbaknyges gali padėti išspręsti kelių vartotojų redagavimo problemą. Vis dėlto greičiausiai jie turės turėti sąsajų, kad vienoje įvestos reikšmės būtų naudojamos kitoje. Darbaknygių nuorodos taip pat naudingos norint laikyti atskirus duomenis atskiruose failuose, o ne turėti atskirus lapus vienoje darbaknygėje.

Nemalonu, kad šios nuorodos yra dar vienas nusivylimo ir nestabilumo šaltinis. Jie tampa absoliutūs, įskaitant visą kelią į šaltinio darbaknygę, arba santykiniai, įskaitant skirtumą tarp šaltinio ir paskirties kelių. Nors tai skamba protingai, „Excel“ naudoja slaptas taisykles, kad nuspręstų, kada naudoti kiekvieno tipo saitus ir jas keisti.

Taisyklėms taikomos kelios parinktys ir tai, ar darbaknygės buvo išsaugotos prieš įterpiant nuorodas. Nuorodos taip pat keičiasi, kai įrašote darbaknygę arba atidarote ir naudojate Išsaugoti kaip padaryti dublikatą, o ne kopijuoti failą naudodami Failų naršyklė. Visos šios painiavos ir netikrumo rezultatas yra tai, kad ryšiai tarp darbaknygių lengvai nutrūksta, o atkūrimas po nutrūkusių nuorodų yra daug laiko reikalaujantis procesas. Niekas neturi prieigos prie paveiktų failų.

Susieti duomenys atnaujinami tik atidarius failus, nebent specialiai spustelėsite Duomenys > Užklausos ir ryšiai > Redaguoti nuorodas > Atnaujinti reikšmes. Štai greitas demonstravimas.

1. Atidarykite norimą skaičiuoklę ir spustelėkite Duomenys viršuje.
2. Dabar surask Užklausos irJungtys ir spustelėkite Redaguoti nuorodas.
3. Tada pasirinkite Atnaujinkite vertes.

Jei jūsų nuorodos yra ne tarp dviejų darbaknygių, bet apima tris ar daugiau, turite atidaryti visas darbaknyges teisinga tvarka, kad užtikrintumėte, jog visi atnaujinami duomenų procesai tinkama tvarka, nuo pirmosios iki antrosios iki trečiosios. Jei pakeistumėte reikšmę pirmoje darbaknygėje, o paskui atidarytumėte trečiąją, joje nebus jokių pakeitimų, nes antroji darbaknygė neatnaujino savo verčių.

Šis duomenų sujungimas yra logiškas, tačiau padidina tikimybę, kad informacija bus neteisinga arba kad bandysite atidaryti darbaknygę, kurią kažkas jau redaguoja.

Žinoma, galite pabandyti visiškai vengti susietų darbaknygių, tačiau yra tikimybė, kad tuos pačius duomenis įvesite į daugiau nei vieną darbaknygę, todėl kyla pavojus kiekvieną kartą juos įvesti šiek tiek skirtingai.

4 problema: „Excel“ duomenų patvirtinimas

Klaidos gali įsiskverbti į duomenis bet kurioje kompiuterinėje sistemoje: žmonės klaidingai įveda žodžius arba perkelia skaitmenis į skaičius monotoniškai. Jei jūsų duomenys nebus patikrinti, kai jie buvo įvesti, kils problemų.

Pagal numatytuosius nustatymus „Excel“ priima bet kokius naudotojo tipus. Galima nustatyti patikrinimą paieškos sąrašuose, tačiau juos sunku išlaikyti, ypač jei tas pats laukas naudojamas daugiau nei vienoje vietoje. Jei naudotojai turi įvesti dokumentų ID numerius arba klientų nuorodos numerius be jokių patikrinimų, nesunku to nesuvokdami susieti neteisingus įrašus. Sistemos duomenų vientisumas tampa mirtinai pažeistas ir bet kokia duomenų analizė yra įtartina.

Jau galite patirti duomenų patvirtinimo problemų, nesuvokdami pagrindinės priežasties. Apsvarstykite situaciją, kai „Excel“ turite sąskaitų faktūrų sąrašą. Vartotojas kiekvienoje sąskaitoje faktūroje įveda kliento vardą šiek tiek skirtingai. Dėl to jūs gaunate sąskaitas faktūras „Jones Ltd“, „Jones Limited“, „Jonse Ltd“ ir „joness“. Galbūt žinote, kad visa tai yra ta pati įmonė, tačiau „Excel“ to nedaro. Bet kokia sąskaitų faktūrų duomenų analizė, pvz., suvestinė lentelė, pagrįsta klientais pagal mėnesį, pateikia kelis rezultatus, kai jų turėtų būti tik vienas.

5 problema: „Excel“ naršymas

Didelėse darbo knygelėse sunku naršyti. Lapų skirtukai lango apačioje yra baisus mechanizmas, padedantis orientuotis, kai jų yra daug. Kai ekrane daugiau rodomų skirtukų, tampa sunku rasti tai, ko jums reikia. Štai greitas būdas naršyti lapuose.

1. Apačioje, kairėje ekrano pusėje, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite rodyklių mygtukus, esančius kairėje nuo lapų pavadinimų, kad būtų parodytas Suaktyvinti lapą dialogas.

Sąraše pateikiami tik pirmieji 20 lapų, kol turėsite slinkti sąrašu. Nėra galimybės rūšiuoti, grupuoti ar ieškoti norimo lapo. Langas turėtų atrodyti maždaug taip, kaip parodyta žemiau.

6 problema: „Excel“ sauga

Galite pridėti „Excel“ darbaknygių saugumo, tačiau joje daug problemų. Apsauga yra labiau skirta ne duomenų, o darbaknygės struktūros apsaugai. Galite pabandyti užrakinti kai kuriuos lapus ir langelius, kad vartotojai negalėtų keisti struktūros ir formulės, bet jei jie mato duomenis, paprastai gali pakeisti bet kurį arba visus juos (nebent atliekate kūrybinį makrokomandų programavimą).

7 problema: „Excel“ greičio problemos

„Excel“ nėra pati greičiausia programa, o jos programavimo kalba, VBA, yra vangi, palyginti su profesionalesnėmis programavimo kalbomis, tokiomis kaip C#. Šis scenarijus kyla dėl numatyto „Excel“ naudojimo ir lankstaus pobūdžio. Galų gale, tai yra skaičiuoklės variklis. Taip, „Excel VBA“ galima naudoti norint tvarkyti duomenų sąrašus, tačiau tai nereiškia, kad tai geriausias pasirinkimas tokiam darbui. Kitos programos yra geriau pritaikytos tokioms užduotims, daugiausia todėl, kad jos yra specialiai sukurtos joms atlikti.

Struktūrinių duomenų duomenų bazės naudojimas

Jei susiduriate su bet kuria iš šiame straipsnyje aprašytų problemų, neignoruokite jų. Yra profesionalus atsakymas į struktūrinių duomenų, vadinamų duomenų baze, saugojimą. Tai neturi būti baisu ar brangu ir turėtų leisti logiškai mąstyti apie savo duomenis, kaip jie susieti ir kaip su jais sąveikaujate.

Pastaba: Jei pereinate nuo skaičiuoklės sprendimo prie duomenų bazės, vergiškai nedubliuokite skaičiuoklės dizaino, pasinaudokite galimybe jį patobulinti.

Yra bendros paskirties duomenų bazės taikomųjų programų, su kuriomis galite sukurti individualų sprendimą. Arba galite pastebėti, kad specializuota duomenų bazės programa – jau sukurta tam tikslui, kurios jums reikia – yra pigesnė, greičiau įdiegiama ir geriau tinka.

Pavyzdžiui, jei turite klientų sąrašą ir išsamią informaciją apie visas sąveikas su jais, tai laikoma ryšių su klientais valdymo (CRM) sistema. Nepaisant išgalvoto pavadinimo, CRM sistema yra specializuota duomenų bazė. Panašiai paskyros paketai, tokie kaip „QuickBooks“ ir „Sage“, yra specializuotos duomenų bazės. Jei nerandate iš anksto sukurtos programos, atitinkančios jūsų konkrečius poreikius, galite ją sukurti patys arba pasirūpinti, kad ją pagamintų jūsų IT skyrius ar konsultantas.

Labiausiai paplitęs duomenų bazės tipas yra reliacinė duomenų bazė, kuri saugo savo duomenis lentelėse ir susideda iš eilučių bei stulpelių. Kiekvienoje eilutėje yra atskiro elemento duomenys. Pavyzdžiui, kiekviename stulpelyje aprašomas skirtingas temos atributas, pvz., kliento vardas arba kredito limitas.

Kliento duomenis reikia įvesti tik vieną kartą, kad sukurtumėte įrašą, tada galėsite juos naudoti tiek sąskaitų faktūrų, kiek jums reikia.

Lentelės turi apibrėžtus ryšius, kad, tarkime, sąskaitoje faktūroje būtų kliento ID. Šis procesas reiškia, kad galite lengvai rasti visas konkretaus kliento sąskaitas faktūras arba gauti kliento telefono numerį iš konkrečios sąskaitos faktūros. Kliento duomenis reikia įvesti tik vieną kartą, kad sukurtumėte kliento įrašą, tada galėsite juos naudoti tiek sąskaitų faktūrų, kiek jums reikia, neįvesdami dar kartą. Norėdami sukurti duomenų bazę, turite apibrėžti šias lenteles ir ryšius, o tada apibrėžti ekrano maketus, kuriuos norite naudoti duomenims sudaryti ir redaguoti.

Yra daugybė duomenų bazių programų. Kai kuriuos lengva naudoti ir jie atlieka visą darbą, todėl galite apibrėžti lenteles, duomenų įvedimo ekranus ir ataskaitas. Kiti turi daugiau funkcijų tam tikrose srityse, tačiau norint atlikti visą darbą, reikia kitų įrankių.

Pavyzdžiui, programa gali būti patikima nustatydama lenteles ir ryšius bei turinti patikimas analizės ir ataskaitų teikimo funkcijas. Vis dėlto programai galiausiai trūksta įrankių duomenų įvesties ekranams nustatyti. „Microsoft SQL Server“ yra akivaizdus pavyzdys. Kaip ir kitose didelėse duomenų bazių sistemose, SQL Server rūpinasi galine dalimi ir tikisi, kad naudosite kitą įrankį, pvz., Visual Studio, kad sukurtumėte sąsają.

Kurios duomenų bazės parinktys jums tinka?

1 duomenų bazės parinktis: „Microsoft Access“.

„Access“ yra viena iš stalinių kompiuterių duomenų bazių senelių. Juo lengva naudotis, tačiau lengva piktnaudžiauti. Galite kurti lenteles, ekranus ir ataskaitas nuo nulio arba pradėti nuo šablono. Kai kurie šablonai yra atvirai amerikietiški ir ne visada moko geros praktikos, tačiau jie padeda greitai pradėti. Ekranai ir programavimo funkcijos gali būti gana sudėtingos. Galite įdiegti baigtą programą kitiems vartotojams per savo intranetą (NE internetą), o ne pasikliauti failų bendrinimu.

2 duomenų bazės parinktis: Microsoft SharePoint

SharePoint yra duomenų bazė, taip pat dokumentų saugojimo mechanizmas. Jį galite naudoti norėdami sudaryti paprastus sąrašus ir juos susieti. Formų dizaineris yra šiek tiek sudėtingas, bet vis tiek galima pritaikyti. „SharePoint“ galimybė „patraukti“ „Excel“ sukauptų duomenų sąrašą ir įdėti juos į pasirinktinį sąrašą yra naudinga. Programa suteikia tinkintą sąrašą prieinamą visiems jūsų tinkle ir suteikia galimybę pridėti apsaugą, kad apribotumėte, kas ką gali daryti su tais duomenimis. Galite paprašyti SharePoint įspėti jus el. paštu, kai kas nors prideda, redaguoja arba ištrina įrašus. Jei saugote duomenis apie žmones, kalendoriaus elementus ar užduotis, galite sinchronizuoti tuos duomenis su „Outlook“.

3 duomenų bazės parinktis: „Zoho Creator“.

„Zoho Office“ yra žiniatinklio programa, kurioje yra duomenų bazė, kuri naudoja vilkimo funkciją, kad būtų galima paprastai ir intuityviai paskleisti formas. Vilkimo procesas taip pat naudojamas programuojant sąveikas ir darbo eigas. Kaip žiniatinklio paslauga, jūsų duomenys ir programos pasiekiami iš bet kur, naudojant paprastą apsaugą, kad jūsų duomenys būtų privatūs. „Zoho“ ima mokestį už vartotoją per mėnesį, tačiau tai riboja įrašų, kuriuos galite saugoti už nustatytą kainą, skaičių. Programa kainuoja papildomai, kai saugoma daugiau duomenų arba kitos funkcijos, pvz., el. pašto integravimas.

„Excel“ skaičiuoklių naudojimas

Kaip matote, „Excel“ siūlo daug funkcijų, tačiau jų trūksta kai kuriose srityse. Kartais kita programa atlieka darbą geriau, ypač jei ji sukurta konkrečiai užduočiai atlikti. Kitais atvejais „Excel“ veikia puikiai, pavyzdžiui, mažesnėms duomenų bazėms, jei žinote, kaip iš pradžių išvengti problemų.

Ar naudodami „Excel“ susiduriate su vis dažniau pasitaikančiomis problemomis? Pasidalykite savo mintimis toliau pateiktuose komentaruose.