Komandos valdymo programos puikiai tinka, kad visi komandos nariai būtų tame pačiame puslapyje apie organizavimą. Naudodami „Asana“ vadovai gali efektyviai paskirstyti užduotis ir įtraukti svečių narius į palaikymo komandas, kad suteiktų papildomos darbo jėgos svarbiems projektams.
Nesvarbu, ar vadovaujate komandai, ar esate tik jos narys, mes jums viską papasakosime apie projektų valdymo įsisavinimą ir kaip įtraukti svečių į savo organizaciją ar komandą „Asana“. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte daugiau.
Kaip pridėti svečių Asanoje
„Asana“ leidžia įmonėms pridėti naujų narių, net jei jos neturi el. pašto domeno. Ši funkcija naudinga norint pridėti naujų bendradarbių prie konkrečių užduočių arba pridėti klientų, kad galėtumėte stebėti jūsų pažangą. Svečio būsena leidžia bet kuriam el. pašto adresu neturinčiam organizacijos domenui tapti organizacijos svečiu.
Asana organizacijų administratoriai yra žmonės, turintys teisę kviesti ir pridėti svečių. Jie gali nuspręsti, kas gali pridėti naujų narių, pasirinkdami, ar tik administratoriai, organizacijos nariai ar visi gali pakviesti naujus žmones į komandą.
Štai kaip pakviesti svečių iš „Admin Console“:
- Atidarykite „Asana“ ir viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite mygtuką „Nariai“.
- Bakstelėkite mygtuką „Pakviesti narius“.
- Įveskite asmens, kurį norite pakviesti, el. pašto adresą.
- Išskleidžiamajame meniu pasirinkite projektą, kuriam norite juos priskirti.
- Patvirtinkite spustelėdami „Siųsti“.
Štai žingsniai, kaip pakviesti ką nors prisijungti prie projekto:
- Atidarykite „Asana“ ir projektą, į kurį norite pakviesti naujų svečių.
- Spustelėkite piktogramą „Nariai“ ir atsidarys langas „Bendrinti projektą“.
- Galite pakviesti naujų komandos narių arba svečių įvesdami jų vardą arba el. pašto adresą.
Kaip pakviesti žmones į savo organizaciją
Paprasčiausias būdas pakviesti naujų narių ar svečių į savo projektus yra nusiųsti jiems bendrinamą kvietimo nuorodą. „Asana“ vartotojai gali bendrinti šias nuorodas daugelyje kanalų, pvz., „Slack“, „Microsoft Teams“, el. paštu ar net tekstiniu pranešimu. Bendrinamos nuorodos puikiai tinka pakviesti naujus narius, o el. paštas – svečiams.
Jei norite ką nors pakviesti į projektą, štai ką turite padaryti:
- Atidarykite Asaną.
- Kairėje šoninėje juostoje raskite projektą, kurį norite bendrinti.
- Spustelėkite mygtuką „Bendrinti“, esantį viršutiniame dešiniajame kampe.
- Pasirinkite, ar norite ką nors pakviesti el. paštu, ar bendrinamą nuorodą.
- Jei norite bendrinti projektą, nukopijuokite nuorodą.
Jei norite ką nors pakviesti į komandą, štai kaip tai galite padaryti:
- Atidarykite Asaną.
- Spustelėkite savo komandos pavadinimą.
- Bakstelėkite mygtuką „Pakviesti“.
- Iššokančiajame lange nuspręskite, ar norite pakviesti narius naudodami el. paštą ar nuorodą.
Papildomi DUK
Ar Asana galite laikyti projektus ir užduotis privačius?
Taip, jūs visiškai kontroliuojate visus savo projektus „Asana“ ir galite nuspręsti apie jų būseną. Leidimų valdikliai leidžia stebėti kiekvieną informaciją ir jos matomumą organizacijos nariams. Kiekvienas asmuo gali nuspręsti, ar nori kuo nors dalytis tik su savo komanda ir bendradarbiais, ar su visais kitais organizacijos nariais.
Jei užduotys yra privataus projekto dalis, jos matomos tik bendradarbiams, tiesiogiai dirbantiems su projektu ir jo užduotimis. Kiekvienas bendradarbis gali matyti savo užduotį arba papildomas užduotis, bet negali pasiekti kitų žmonių užduočių, net jei jie priklauso tai pačiai organizacijai.
Kartais, kai norite, kad konkreti informacija liktų tarp kelių komandos narių, galite pažymėti šiuos projektus kaip privačius ar net skirtus tik komentuoti. Kai nustatote savo užduotis kaip viešas, jos tampa prieinamos visiems jūsų organizacijos ar komandos nariams.
Kai nuspręsite pakeisti projekto privatumą, turite atlikti šiuos veiksmus:
• Spustelėkite „+“ viršutiniame dešiniajame kampe.
• Ten matysite visus savo komandos narius ir svečius, o viršuje – „Padaryti privačiu“.
• Kai spustelėsite „Padaryti privačiu“, jūsų projektas taps pasiekiamas tik komandos nariams.
Arba, jei norite pakeisti užduoties būseną į privačią, štai ką turite padaryti:
• Atidarykite užduotį Asana.
• Viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite „Padaryti privačiu“.
• Tokiu būdu užduotį galite peržiūrėti tik jūs ir kiti bendradarbiai.
• Pašalinkite visus bendradarbius puslapio apačioje, jei norite, kad ši užduotis būtų privati.
Ar prie to paties projekto galite įtraukti ir narius, ir svečius?
Iš tiesų, prie to paties projekto galite pridėti ir narių, ir svečių. Kai jie bus toje pačioje komandoje, jie galės matyti vienas kito vardus ir daugiau bendrauti. Jei du svečiai šiuo metu mato vienas kitą kaip „privatų naudotoją“, tai reiškia, kad jie nedirba su tuo pačiu projektu arba nėra toje pačioje komandoje. Kai jie priskiriami tam pačiam projektui, jų vardai tampa matomi.
Nariams leidžiama kviesti svečius į organizaciją, tačiau galutinius sprendimus priima administratoriai. Žinoma, narys gali įtraukti svečius tik prie projektų, su kuriais dirba, o administratorius gali įtraukti juos prie visų aktyvių projektų, taip pat prie paslėptų.
Ar Asanoje galite turėti kelis įgaliotinius?
Šiuo metu Asanoje neįmanoma turėti kelių perėmėjų. Tik vienas asmuo gali būti priskirtas vienai užduočiai, nes jis yra atsakingas už jos atlikimą.
Vienas iš būdų bendrinti užduotį skirtingiems žmonėms yra pridėti vieną ar daugiau antrinių užduočių, kuriose galite lengvai įtraukti daugiau bendradarbių. Kitas būdas yra naudoti parinktį „Priskirti kopijas“ ir daugiau žmonių dirbti su tos pačios užduoties kopijomis.
Ar Asana integruojasi su komandomis?
„Asana“ ir „Microsoft Teams“ kartu sukūrė sėkmingą komandos valdymo įrankį. Naudojant Asana for Microsoft Teams, komandos gali dirbti kartu efektyviau. Vykdydami šią integraciją, galite naudoti „Teams“ kalbėtis su bendradarbiais, o „Asana“ – paskirstyti užduotis.
Štai ką integracija leidžia padaryti:
• Stebėkite „Asana“ užduotis, projektus ir naujinimus „Teams“.
• Naudokite Teams projektų paieškai Asana.
• Kurkite tinkintus pranešimus, veikiančius abiejose platformose.
• Tinkinkite visas pranešimų nuostatas.
• Naudokite visus Microsoft Office failus ir pridėkite juos prie Asana projektų ir užduočių.
• Naudokite „OneDrive“, kad saugotumėte visus svarbius „Asana“ užduočių ir projektų duomenis.
Ką svečiai gali veikti Asanoje?
Svečiai negali turėti tokio pat lygio prieigos kaip organizacijos nariai. Be to, jie galės matyti tik informaciją ar failus, kurie konkrečiai bendrinami su jais arba grupėje, kuriai jie priklauso. Svečiai gali matyti užduotis, projektus ir viešuosius projektus, kurie buvo bendrinami su jais, bet neturi leidimo redaguoti juos.
Galimos mokamos funkcijos, tačiau kai reikia sukurti, redaguoti ar net ištrinti tinkintus laukus, tai bus neįmanoma, jei esate svečias Asanoje.
Štai kokią prieigą turi svečiai:
• Svečiai negali tapti grupės nariais
• Svečiai negali tapti grupės nariais nepakeitę savo el. pašto adreso
• Svečiai negali naršyti kitų komandų ar pasiekti skirtingų organizacijos grupių
Ką reiškia būti svečiu organizacijoje?
Svečiai yra vartotojai, kurie neturi oficialios įmonės el. pašto paskyros. Jie gauna kvietimą padėti komandai įgyvendinant vieną ar kelis projektus. Naudodami svečio būseną galite bendrauti su klientais, klientais ar bet kuo kitu, kuris dirba su projektu. Tačiau organizacijoje galite matyti tik tai, ką kiti su jumis bendrino.
Asanoje svečiai gali pridėti arba redaguoti projekto ar užduoties reikšmes, bet negali jų ištrinti ar kurti naujų. Be to, jie turi prieigą prie visų papildomų funkcijų, kurias leidžiate naudoti, išskyrus pasirinktinių laukų valdymą.
Ar svečiai gali pamatyti vienas kitą?
Svečiai gali matyti vienas kitą tik tuo atveju, jei kartu dirba bent viename projekte. Kitu atveju jie matys kitus kaip „privačius naudotojus“. Tokiu būdu organizacija užtikrina, kad jie negalėtų matyti savo vardų, nebent jie ką nors dirba kartu.
Kuo skiriasi svečias ir ribotos prieigos narys?
Svečiai ir ribotos prieigos nariai (LAM) yra įmonės kopėčių apačioje. Iš esmės LAM jau yra organizacijos dalis, o svečiai yra laikini komandos nariai. Žinoma, jei svečias parodo talentą ir patenkinamus rezultatus, jis gali tapti LAM ar net nariu.
Nors svečiai nesidalija įmonės domenu ir neįtraukiami į Asana planą, LAM turi įmonės el. pašto adresą ir vietų skaičių įmonėje. Svečio būsena egzistuoja tik organizacijose ir LAM, kurios yra Asana organizacijų ir darbo sričių dalis.
Visada būk kelyje
Tvarkyti komandas nėra lengva užduotis, tačiau tokie įrankiai kaip „Asana“ gali padėti valdyti darbo krūvį ir sukurti funkcionalias komandas, kurios pristatys darbus laiku. Įrengtas specialus įrankių rinkinys, leidžiantis administratoriams keliais paspaudimais pridėti narių, svečių ir pakeisti komandos narius, tai yra nepakeičiamas įrankis bet kuriai profesionaliai įmonei.
Tikimės, kad padėjome jums suprasti, kaip veikia Asana ir kaip išnaudoti visas galimybes. Be to, dabar žinote, kaip į savo komandą įtraukti svečių ir valdyti visų savo projektų matomumą.
Ar jums patinka naudoti Asana? Ar naudojote jį su „Microsoft Teams“?
Papasakokite mums daugiau apie tai toliau pateiktame komentarų skyriuje.